Code de protection des renseignements personnels

Dernières modifications apportées le 2 mai 2008

Introduction

L'Association des universités et collèges du Canada s'engage à suivre des pratiques équitables en matière de protection des renseignements personnels qu'elle recueille, utilise ou communique dans le cadre de ses activités.

Le présent Code de protection des renseignements personnels décrit les principes et les lignes directrices qui guident l'AUCC en vue de protéger les renseignements personnels qu'elle recueille, utilise ou communique dans le cadre de ses activités, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Le Code de protection des renseignements personnels incorpore les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96, publiés en mars 1996 comme Norme nationale du Canada. Le Code incorpore aussi les dispositions de la partie I de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, chap. 5 et des lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Le Code ne s'applique pas aux renseignements personnels concernant les employés, les anciens employés et les employés potentiels (les « employés ») de l'AUCC.

Aspects Internet :

De l’information personnelle peut être recueillie lorsqu’un utilisateur navigue sur un des sites Web de l’AUCC, y compris les sites affairesuniversitaires.ca et universityaffairs.ca, ou sur nos bases de données consultables pour les emplois et le Répertoire des universités canadiennes, situées sur le domaine oraweb.aucc.ca.

Les témoins (cookies)

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Les témoins contiennent un numéro d’identification unique qui signale la présence de votre navigateur à notre système informatique chaque fois que vous visitez un de nos sites, mais sans vous identifier personnellement. Les témoins nous signalent quelles sont les pages visitées et par combien de personnes. Ils nous permettent aussi de sauvegarder vos réglages et vos préférences, afin que vous puissiez personnaliser vos prochaines visites. L’information recueillie par le biais de témoins n’est liée à aucun renseignement personnel identifiable.

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Annonceurs et liens

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Résumé des principes

Premier principe - Responsabilité

L'AUCC est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement. Elle a désigné une personne responsable qui doit s'assurer que l'organisation se conforme au Code.

Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels

L'AUCC déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Troisième principe - Obtention du consentement

L'AUCC obtiendra le consentement de toute personne avant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels qui la concernent ou au moment de celle-ci, à moins que la loi ne l'autorise.

Quatrième principe - Limitation de la collecte de renseignements personnels

L'AUCC ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par l'AUCC et le fera de manière honnête et licite.

Cinquième principe - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

L'AUCC n'utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige ou ne l'autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées.

Sixième principe - Exactitude des renseignements personnels

L'AUCC conservera des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Septième principe - Mesures de sécurité pour les renseignements personnels

L'AUCC protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

Huitième principe - Transparence par rapport aux politiques et procédures

L'AUCC fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles.

Neuvième principe - Accès aux renseignements personnels

L'AUCC informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues dans la loi, de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.

Dixième principe - Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l'AUCC.

Détails du code de protection des renseignements personnels

Premier principe - Responsabilité

L'AUCC est responsable de tous les renseignements personnels dont elle a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement.

1.1 La personne responsable de la protection des renseignements personnels à l'AUCC doit veiller au respect du Code, même si d'autres personnes de l'AUCC peuvent avoir la responsabilité des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels et si une délégation de pouvoir permet à ces personnes d'agir au nom de la personne responsable des renseignements personnels de l'AUCC.

1.2 L'identité des personnes désignées par l'AUCC pour veiller au respect du Code sera communiquée à l'interne et sera disponible aux personnes de l'extérieur sur demande.

1.3 L'AUCC utilisera des mesures contractuelles ou autres pour protéger les renseignements personnels qui ont été transférés à des prestataires de services en vue du traitement, par exemple pour le stockage.

1.4 Si l'AUCC assure le traitement de renseignements personnels ou agit comme prestataire de services pour des tiers, elle se conformera au Code de protection des renseignements personnels et à tout énoncé concernant la protection des renseignements personnels émis par la personne responsable d'un programme de l'AUCC relativement aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués au nom de tiers ou transférés à des tiers.

Deuxième principe - Détermination des fins de la collecte de renseignements personnels

L'AUCC déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au moment de celle-ci.

2.1 Les responsables de programmes de l'AUCC, qui sont assujettis au Code de protection des renseignements personnels recueilleront, utiliseront et communiqueront les renseignements aux fins suivantes :

2.1.1 traitement et évaluation de demandes de bourses d'études, choix des récipiendaires de bourses d'études et administration des bourses d'études et versement des bourses après l'attribution;

2.1.2 développement d'un ensemble d'information et de données statistiques en rapport avec le programme d'attribution de bourses d'études;

2.1.3 création et tenue du répertoire téléphonique des universités et administration des abonnements à Affaires universitaires;

2.1.4 commercialisation de notre programme de publications auprès d'acheteurs ou d'abonnés potentiels;

2.1.5 identification et offre de services et de produits d'information répondant aux besoins ou aux préférences des abonnés;

2.1.6 prestation et administration de services de la paie et d'avantages sociaux à d'autres associations et employeurs principalement issus du milieu de l'enseignement supérieur;

2.1.7 conformité aux exigences légales;

2.1.8 réponse aux demandes de renseignements sur les publications ou sur nos programmes reçues par téléphone ou par l'entremise du site Web de l'AUCC.

2.2 L'AUCC recueille et utilise surtout les nom et adresse d'affaires de particuliers et d'abonnés en vue de la mise en marché de publications d'intérêt pour le secteur de l'enseignement supérieur. L'AUCC recueille les nom et adresse postale d'abonnés potentiels ou existants à ses publications auprès de tiers et leur communique ces renseignements. L'AUCC exigera que les fournisseurs de tels renseignements se conforment à la législation appropriée sur la protection des renseignements personnels lorsqu'ils communiquent ces renseignements à l'AUCC. L'AUCC offrira aux particuliers et aux abonnés la possibilité de remplir un formulaire de consentement ou de refus en vue de la collecte, de l'utilisation et de la communication de leurs nom et adresse à ces fins (voir l'article 3.7 ci-dessous).

2.3 À l'occasion, l'AUCC communique les coordonnées d'affaires des abonnés à BPA International aux fins d'études d'audience.

2.4 Les personnes concernées par la collecte de renseignements seront informées des fins auxquelles serviront les renseignements au moment de la collecte ou dès que possible après ce moment. Une personne peut, en tout temps, demander et obtenir des explications sur la façon dont les renseignements personnels qui la concernent sont utilisés.

2.5 Si l'AUCC se propose d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qui n'ont pas été préalablement établies, elle devra déterminer et justifier ces fins avant toute nouvelle utilisation. À moins que la fin nouvelle soit requise ou permise en vertu de la loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant que les renseignements puissent être utilisés ou communiqués à cette fin (voir la section Consentement ci-dessous).

Troisième principe - Consentement

L'AUCC obtiendra le consentement de toute personne concernée avant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels à son sujet ou au moment de celle-ci, à moins que la loi ne l'autorise.

3.1 L'AUCC peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l'insu ou sans le consentement de la personne concernée. Dans tous les cas où l'AUCC peut agir à l'insu ou sans le consentement de la personne concernée, elle doit le faire dans les limites prévues par la loi.

3.2 Lors de l'obtention du consentement, l'AUCC fera des efforts raisonnables pour s'assurer que la personne concernée est informée des buts de l'utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Ces buts seront énoncés de manière à être raisonnablement compris par la personne concernée.

3.3 De manière générale, l'AUCC tentera d'obtenir de la personne concernée le consentement d'utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui la concernent au moment de recueillir les renseignements personnels. Toutefois, l'AUCC pourrait obtenir le consentement d'utiliser et de communiquer des renseignements personnels après les avoir recueillis mais avant de les utiliser ou de les communiquer à des fins nouvelles.

3.4 L'AUCC exigera le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d'utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à leur sujet comme condition pour la prestation de renseignements ou de services à des tiers, uniquement si la collecte, l'utilisation ou la communication est nécessaire pour fournir l'information ou les services.

3.5 Pour déterminer la forme appropriée du consentement, l'AUCC tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes concernées relativement à l'utilisation et à la communication des renseignements par l'AUCC.

3.6 Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. Il est possible d'obtenir plus de précisions sur les conséquences du retrait du consentement, en s'adressant à l'AUCC.

3.7 Toute personne peut renoncer à donner son consentement à l'utilisation ou à la communication de renseignements personnels qui la concernent à des fins de marketing ou refuser de le donner en communiquant avec l'AUCC au (613) 563-3961, poste 241 ou en écrivant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, Association des universités et collèges du Canada, 350, rue Albert, 6e étage, Ottawa (Ontario) K1R 1B1.

Quatrième principe - Limitation de la collecte de renseignements personnels

L'AUCC ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par l'AUCC et le fera de manière honnête et licite.

4.1 L'AUCC recueille des renseignements personnels principalement auprès des personnes concernées.

4.2 L'AUCC peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d'autres sources, notamment les suivantes :

4.2.1 éditeurs, commissionnaires en publipostage ou autres associations;

4.2.2 employeurs qui utilisent les services de la paie et d'avantages sociaux de l'AUCC et qui font valoir leur droit de divulguer l'information;

4.2.3 l'AUCC peut aussi recueillir des renseignements personnels concernant des membres de la famille d'une personne ou ses ayants droit en vue de fournir aux services de l'administration des avantages sociaux d'un employeur et, en l'occurrence, se référera à la personne pour obtenir le consentement de ces autres parties.

Cinquième principe - Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels

L'AUCC n'utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige ou ne l'autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées.

5.1 L'AUCC pourrait communiquer des renseignements personnels aux personnes suivantes aux fins énoncées à l'article 2 :

5.1.1 à une personne qui, sur la base d'une autorisation écrite reliée à une demande de bourse d'études ou à l'obtention d'une bourse d'études, demande les renseignements en tant que mandataire du demandeur ou du récipiendaire;

5.1.2 aux employeurs qui utilisent les services de la paie et d'avantages sociaux de l'AUCC concernant leurs employés;

5.1.3 à des tiers à des fins de marketing ou d'études d'audience (voir les articles 2.2 et 2.3);

5.1.4 à un tiers lorsque le consentement de la personne est requis pour la communication des renseignements personnels ou lorsque la communication de ces renseignements est requise ou autorisée en vertu de la loi.

5.2 L'AUCC a une politique de conservation des dossiers qui précise la durée de conservation. Seul le personnel de l'AUCC ou de ses prestataires de services a accès aux renseignements personnels pour l'exécution de ses fonctions ou la prestation de services.

Sixième principe - Exactitude des renseignements personnels

L'AUCC conservera des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

6.1 Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des données non appropriées ne soient utilisées pour prendre une décision au sujet de la personne concernée.

6.2 L'AUCC fera la mise à jour des renseignements personnels de manière continue et uniquement pour s'acquitter des fins prévues en vertu du Code ou à la demande de la personne concernée.

Septième principe - Mesures de sécurité pour les renseignements personnels

L'AUCC protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.

7.1 L'AUCC protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol de même que contre l'accès non autorisé, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification, sans égard au format sous lequel les renseignements sont conservés, en ayant recours à des mesures de sécurité appropriées.

7.2 L'AUCC protégera les renseignements personnels transférés à des tiers qui fournissent des services à l'AUCC grâce à des mesures contractuelles ou à d'autres arrangements qui stipulent le caractère confidentiel des données, qui restreignent les fins auxquelles les renseignements peuvent être utilisés et qui en interdisent la communication à des tiers à la demande de l'AUCC conformément au Code de protection des renseignements personnels.

Huitième principe - Transparence par rapport aux politiques et procédures

L'AUCC fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles.

8.1 L'AUCC fera preuve de transparence au sujet de ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Toute personne pourra obtenir des renseignements sur nos politiques et nos procédures moyennant un coût minime ou gratuitement et sans effort déraisonnable. L'information sera fournie dans un format généralement compréhensible.

Neuvième principe - Accès aux renseignements personnels

L'AUCC informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues dans la loi, de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.

9.1 Dans certains cas, il peut être impossible à l'AUCC de communiquer tous les renseignements personnels qu'elle possède au sujet d'une personne. Ces situations seront limitées ou prévues par la loi.

9.2 Lorsqu'une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l'AUCC apportera les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l'objet de la contestation, l'AUCC corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements. S'il y a lieu, l'information modifiée sera communiquée à des tiers ayant accès à l'information en question.

Dixième principe - Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels de l'AUCC.

10.1 L'AUCC établira des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques relativement au traitement des renseignements personnels.

10.2 L'AUCC fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, l'AUCC prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures s'il y a lieu.

10.3 Toute personne pourra obtenir un complément d'information sur les pratiques de l'AUCC en matière de protection des renseignements personnels ou porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Association des universités et collèges du Canada
350, rue Albert, 6e étage
Ottawa (Ontario) K1R 1B1
Téléphone : (613) 563-3961, poste 234
Courriel : confidentialite@aucc.ca

10.4 Toute personne qui estime que l'AUCC n'a pas donné de suite de manière satisfaisante à sa plainte ou à sa demande de renseignements peut aussi s'adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.

Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa (Ontario) K1A 1H3
Téléphone : (613) 995-8210
Numéro sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : (613) 947-6850
Site web : http://www.privcom.gc.ca/index_f.asp

Vous pouvez consulter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques en visitant le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à www.privcom.gc.ca.

Le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96, constitue l'annexe 1 à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Pour obtenir des exemplaires du Code type, veuillez vous adresser à l'Association canadienne de normalisation, 178, boul. Rexdale, Etobicoke (Ontario) M9W 1R3.